Office Manager / Executive Assistant (m/w/d) für den Standort Berlin

Vertragslaufzeit: unbefristet
Arbeitszeit: Vollzeit
Einsatzort: Berlin
Eintrittstermin: November 2022 oder früher

 

d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wir sind mit acht Standorten in vier Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Projekte liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Beratungsansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.

 

Im Zuge des anhaltenden Wachstums von d-fine eröffnen wir zum Ende des Jahres neue Büroflächen in Berlin. Wir suchen daher ab November, aber auch gerne früher, einen Office Manager / Executive Assistant (m/w/d) als ersten Kontakt für die Kolleginnen und Kollegen vor Ort.

Sie fungieren hierbei als Dreh- und Angelpunkt und bieten mit Ihrer hohen Serviceorientierung und Ihrem Organisationstalent Unterstützung in allen organisatorischen Belangen.

Als Teil eines Teams, das über mehrere Städte in Deutschland verteilt ist, brauchen Sie dabei ein besonderes Maß an Selbstständigkeit, aktiver Kommunikation und virtueller Teamarbeit.

Wenn Sie eine abwechslungsreiche Position suchen, bei der Sie auch durch Ihre positive Ausstrahlung und Ihre Hands-on-Mentalität überzeugen können, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Aufgaben

  • Übernahme des Office Managements für unseren Bürostandort in Berlin, beispielsweise der Empfang von Besuchern/-innen, die Betreuung von Meetings, die Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen sowie Posteingangsbearbeitung, Materialbestellung und Facility Management
  • Telefonische und schriftliche Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
  • Erstellung von Ausgangsrechnungen im ERP-System in Absprache mit den Projektmanagern/-innen
  • Übernahme von Flug-, Bahnfahrt-, Bahncard- und Hotelbuchungen
  • Erstellung und Korrektur von Präsentationsunterlagen sowie Angeboten
  • Übernahme der Projekt- und Kundendatenpflege
  • Unterstützung des Event Managements bei der Vorbereitung und Betreuung von Firmen- und Kundenevents in Berlin und Umgebung
  • Unterstützung der internen IT-Abteilung bei Serviceleistungen vor Ort (unter Anleitung)

Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder ein für diese Position passender Studienabschluss
  • Erste Berufserfahrung im kaufmännischen und/oder Dienstleistungsbereich (min. 1-2 Jahre)
  • Fundierte MS Office-Kenntnisse in Word und Excel, Kenntnisse in PowerPoint sind wünschenswert
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Vertieftes Zahlenverständnis und hohes Maß an Selbstständigkeit
  • Sehr gute schriftliche sowie mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
  • Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
  • Teamgeist, Organisationsvermögen sowie Verantwortungsbereitschaft
  • Zuverlässige und sehr sorgfältige Arbeitsweise

Wir bieten

  • Einen modernen Arbeitsplatz
  • Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
  • Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
  • Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung
  • Attraktive Sozialleistungen (30 Tage Jahresurlaub, Jobrad, betriebliche Altersvorsorge, Fahrtkosten- und Verpflegungszuschuss, Überstundenausgleich etc.)
  • Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback
  • Tolle Mitarbeitenden-Events und vieles mehr

 

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inklusive der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.

 

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

Ihre Ansprechpartnerin: Frau Michaela Barcza
Telefon: +49 69 90737 556
E-Mail: careers@remove-this.d-fine.de