Office Manager / Executive Assistant (m/w/d) für den Standort Berlin

Vertragslaufzeit: unbefristet
Arbeitszeit: Vollzeit
Einsatzort: Berlin
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

 

d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Projekte liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Beratungsansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.

 

Im Zuge des anhaltenden Wachstums von d-fine suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit einen Office Manager / Executive Assistant (m/w/d) für unseren neuen Bürostandort in Berlin.

Als Dreh- und Angelpunkt in der Hauptstadt bieten Sie mit Ihrer hohen Serviceorientierung und Ihrem Organisationstalent Unterstützung in allen organisatorischen Belangen und sind erster Kontakt für die Kolleginnen und Kollegen vor Ort. Sie arbeiten mit dem Vorort-Management zusammen und stehen im ständigen Austausch mit einem Team, das über mehrere Städte in Deutschland verteilt ist. Für diese Rolle ist daher ein besonderes Maß an Selbstständigkeit, aktiver Kommunikation und virtueller Teamarbeit notwendig.

Wenn Sie eine abwechslungsreiche Position suchen, bei der Sie durch Ihre positive Ausstrahlung und Ihre Hands-on-Mentalität überzeugen können, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Aufgaben

  • Begleitung des Aufbaus unseres neuen Bürostandorts in Berlin
  • Übernahme des Office Managements (z. B. Empfang und Betreuung von Gästen/Meetings, Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen, Postbearbeitung, Materialbestellung, Facility Management)
  • Telefonische und schriftliche Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
  • Erstellung von Ausgangsrechnungen im ERP-System sowie Projekt- und Kundendatenpflege
  • Flug-, Bahnfahrt-, Bahncard- und Hotelbuchungen
  • Unterstützung des Event Managements bei der Vorbereitung und Betreuung von Firmen- und Kundenevents in Berlin und Umgebung
  • Unterstützung der internen IT-Abteilung bei Serviceleistungen vor Ort (unter Anleitung)

Anforderungen

  • Kaufmännische Berufsausbildung oder passender Studienabschluss
  • Erste Berufserfahrung im kaufmännischen und/oder Dienstleistungsbereich (min. 1-2 Jahre)
  • Fundierte MS Office-Kenntnisse in Word und Excel (PowerPoint wünschenswert)
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
  • Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
  • Teamgeist, Organisationsvermögen sowie Verantwortungsbereitschaft
  • Selbstständige, zuverlässige und sehr sorgfältige Arbeitsweise

Wir bieten

  • Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Berlin
  • Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
  • Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
  • Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung
  • Attraktive Sozialleistungen (30 Tage Jahresurlaub, Jobrad, betriebliche Altersvorsorge, Fahrtkosten- und Verpflegungszuschuss, Überstundenausgleich etc.)
  • Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback
  • Tolle Mitarbeitenden-Events und vieles mehr

 

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inklusive der Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.

 

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

Ihre Ansprechpartnerin: Frau Svenja Gnoyke
Telefon: +49 69 90737 364
E-Mail: careers.cs@remove-this.d-fine.de