Office Manager per la sede di Milano

Mansioni previste

Amministrazione dell'ufficio

• Primo punto di contatto nella sede di Milano per diverse persone (o gruppi).
• Comunicazione telefonica e scritta in italiano e inglese.
• Organizzazione di eventi per i clienti nell'area di Milano con supporto della sede centrale.
• Coordinamento di iniziative e progetti per l'ufficio di Milano (ad es. eventi aziendali).
• Gestione pratica dell’ufficio (gestione dei contratti, qualsiasi mansione d'ufficio o di segreteria).

Finanze

• Preparazione delle fatture in uscita (intercompany o esterne) in consultazione con i manager dei progetti e la sede centrale.
• Registrazione fatturazione attiva e passiva e coordinamento con l'ufficio contabilità.
• Registrazione degli elenchi di pagamento dei creditori e prima nota.
• Coordinamento e supporto nella creazione del bilancio d’esercizio assieme all'ufficio contabilità.

Personale

• Manutenzione e aggiornamento di manuali e regolamenti (ad es. manuale dell'organizzazione, regolamento delle spese, ecc.).
• Supporto dei processi relativi all'assicurazione del personale e alla contabilità dei salari (in coordinamento con il dipartimento centrale delle risorse umane e con il gestore esterno).
• Selezione del personale (gestione del processo di candidatura inclusa la valutazione iniziale dei profili dei candidati, organizzazione dei colloqui di lavoro, ecc.) e attività di marketing a supporto della stessa (coordinamento della partecipazione a eventi e fiere del lavoro, gestione degli annunci e della pagina web dedicata, ecc.) in coordinamento con la sede centrale di Francoforte.
• Revisione delle note spesa di trasferta dei dipendenti (in coordinamento con il gestore esterno).

Requisiti

• Formazione professionale per impiegato amministrativo contabile post diploma o ampia esperienza professionale nel settore e nelle mansioni in oggetto.
• Possesso del diploma di Ragioneria/Amministrazione, Finanza e Marketing o laurea triennale in Economia preferibili.
• Preferibile, in aggiunta, esperienza nella preparazione della contabilità dei salari e nell'amministrazione del personale, nonché un interesse per le questioni salariali e previdenziali e il loro sviluppo.
• Preferibile conoscenza delle procedure e della documentazione fiscale.
• Conoscenza della lingua italiana e ottima conoscenza dell’inglese; la conoscenza del tedesco è un vantaggio.
• Ottime capacità di utilizzo di MS Office, in particolare di Excel.
• Una certa predisposizione per gli aspetti tecnici informatici è considerata un vantaggio (ad esempio per quanto riguarda la selezione, l'introduzione e/o la sostituzione di strumenti informatici).
• Buona comprensione dei processi.
• Elevato grado di diligenza, indipendenza e organizzazione.
• Disponibilità ad assumersi responsabilità e affidabilità.
• Capacità di lavorare in gruppo e spiccate doti di comunicazione.