Office Administrator (m/w/d) für den Standort Schweiz

Vertragslaufzeit: unbefristet
Einsatzort: Schweiz, Zürich
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

 

d-fine ist ein europäisches Beratungsunternehmen mit 1.000 Mitarbeitern, das an sieben Standorten in vier Ländern vertreten ist. Im Fokus liegen quantitative Fragestellungen und die Entwicklung nachhaltiger technologischer Lösungen. Der Beratungsansatz von d-fine basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und Mitarbeitern mit analytischer und technologischer Prägung. Eine Kombination, die sich durch passgenaue, effiziente und nachhaltige Umsetzungen bei mehr als zweihundert Kunden aus allen Wirtschaftsbereichen bewährt hat.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Administrator (m/w/d) für unser Büro in Zürich. Die Stelle ist in Teilzeit (60 - 80%) zu besetzen. Sie arbeiten im Team mit einer Kollegin im Zürcher Büro zusammen und stehen im ständigen Austausch mit dem zuständigen Partner für das Schweizer Büro sowie den Kollegen am d-fine Hauptsitz in Frankfurt. Für diese Position ist daher ein besonderes Maß an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und virtueller Teamarbeit notwendig. In dieser abwechslungsreichen Position übernehmen Sie organisatorische, koordinative sowie kommunikative Aufgaben und sind der erste Kontakt für Mitarbeiter, Bewerber, Lieferanten und auch Kunden.

Aufgaben

  • Erstellung von Ausgangsrechnungen (extern/intern) in Absprache mit den Projektmanagern
  • Prüfung von Reisekostenabrechnungen
  • Vorbereiten von Unterlagen für die Buchhaltung, Bearbeiten von Eingangsrechnungen und Einholen der Freigaben
  • Vertragsverwaltung und allgemeine Ablage
  • Travel Management (Organisation von Projekt-/Übergangswohnungen, Flug- und Hotelbuchungen)
  • Erstellung und Korrekturlesen von Präsentationsunterlagen und Angeboten
  • Büromaterialverwaltung (inkl. EDV-Material)
  • Verwaltung der Mobilfunkverträge
  • Organisation von Kunden- und Mitarbeiterevents im Raum Zürich (in Absprache mit dem Event Management)
  • Telefonische und schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung von Reglements
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben (selbständige Erledigung von organisatorischen und administrativen Aufgaben)
  • Organisation von Bewerbergesprächen
  • Unterstützung des Schweizer Personalmarketings in Absprache mit der Zentrale in Frankfurt
  • Betreuung der Schweizer Firmenwagen

Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbarer Abschluss (vorzugsweise mit Berufsmaturität)
  • 2 - 3 Jahre Berufserfahrung in der Assistenz bzw. im Office Management
  • Sehr gutes Zahlenverständnis
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französischkenntnisse wünschenswert und idealerweise auch Schweizerdeutsch
  • Fundierte Kenntnisse in Excel und Word, PowerPoint wünschenswert
  • Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
  • Organisationsvermögen sowie lösungsorientiertes und vernetztes Denken
  • Verantwortungsbereitschaft
  • Selbstständige, zuverlässige und sehr sorgfältige Arbeitsweise
  • Freundliche, positive Ausstrahlung und Teamgeist

Wir bieten

  • Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Zürich
  • Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
  • Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
  • Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung
  • Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback
  • Attraktive Sozialleistungen, tolle Mitarbeiterevents und vieles mehr

 

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl. Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.

 

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

Ihre Ansprechpartnerin: Frau Svenja Dröll
Telefon: +49 69 90737 364
E-Mail: careers@remove-this.d-fine.ch