Office Manager (m/w/d) für den Standort Zürich
Vertragslaufzeit: unbefristet
Arbeitszeit: Vollzeit, Teilzeit
Einsatzort: Zürich, überall in der Schweiz & international
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.500 Expertinnen und Experten. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Arbeit liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Ansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/w/d) für unser Büro in Zürich. Die Stelle kann in Voll- oder Teilzeit (ab 60%) besetzt werden. Sie arbeiten mit unserem zweiköpfigen Team im Zürcher Büro zusammen und stehen im ständigen Austausch mit dem zuständigen Partner für das Schweizer Büro sowie den Kolleginnen und Kollegen am d-fine Hauptsitz in Frankfurt. Für diese Position ist daher ein besonderes Mass an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und virtueller Teamarbeit notwendig. In dieser abwechslungsreichen Rolle überzeugen Sie als Allrounder mit Ihren administrativen Stärken.
Aufgaben
- Bewirtschaftung der Büroräumlichkeit (Verwaltung Poolarbeitsplätze und Meetingräume, Materialbeschaffung, etc.)
- Übernahme von allgemeinen administrativen Aufgaben (z.B. Unterstützung bei Ausschreibungen, internationale Sendungen inkl. Zollanmeldungen, Versand von Kundengeschenken, etc.)
- Zusammenarbeit mit den anderen europäischen Gesellschaften von d-fine
- Erstellung von Reisekostenabrechnung, inkl. Kontrolle der Zeiterfassungen
- Durchführung von Kundendatenpflege und Vertragsadministration
- Abwicklung von Debitorenrechnungsstellung
- Unterstützung und Vertretung in anderen Bereichen, u.a. Event-Management, Recruiting, Marketing und People Development
- Erstellung von diversen Reportings (z.B.Sustainability-Auswertungen, Vorbereitung des Jahresabschlusses, etc.)
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und/oder ein abgeschlossenes Studium mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt
- Erste Berufserfahrung in vergleichbarer Position wünschenswert
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit den MS Office Anwendungen, insbesondere MS Excel, Bereitschaft sich in bestehende Systeme einzuarbeiten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Schweizerdeutsch wünschenswert)
- Selbständige und serviceorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
Wir bieten
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Zürich
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
- Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
- Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung
- Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmässiges Feedback
- Attraktive Sozialleistungen, tolle Firmenevents und vieles mehr
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl. Angabe Ihrer Salärvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.
Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung
Kontakt: Frau Pauline Schreiber
Telefon: +49 69 90 737 3634
E-Mail: careers.cs@d-fine.com