Office Manager (m/f/d) per la sede di Milano

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d-fine è una società di consulenza europea con oltre 1.500 dipendenti e undici uffici in sette paesi. Ci concentriamo su temi quantitativi e sullo sviluppo di soluzioni tecnologiche sostenibili. Il successo di d-fine è dovuto ai molti anni di esperienza sul campo e ad un team dal profilo analitico e tecnologico, una combinazione che ha dato prova di sé grazie a implementazioni personalizzate, efficienti e sostenibili al servizio di oltre duecento clienti appartenenti ai più svariati settori dell’economia.

Stiamo cercando un/a Office Manager disponibile da subito per lavorare nella nostra sede di Milano. Il lavoro prevede un contatto diretto con gli amministratori ed i colleghi della sede italiana oltre che con i colleghi della sede centrale di d-fine a Francoforte. La posizione richiede quindi un particolare grado di indipendenza, iniziativa, abilità nella comunicazione e lavoro di squadra, anche in remoto. Questo ruolo multisfacettato comprenderà incarichi organizzativi, di coordinamento e di comunicazione e rappresenterà il primo punto di contatto per dipendenti, candidati, fornitori ed anche clienti.

Amministrazione dell'ufficio

• Primo punto di contatto nella sede di Milano per diverse persone (e gruppi di persone).
• Comunicazione telefonica e scritta in italiano e inglese.
• Organizzazione di eventi per i clienti nell'area di Milano con supporto del dipartimento centrale di Event Management.
• Coordinamento di iniziative e progetti per l'ufficio di Milano (ad es. eventi aziendali).
• Gestione pratica dell’ufficio (gestione dei contratti, qualsiasi mansione d'ufficio o di segreteria).

Finanze

• Primo punto di contatto per l’ufficio contabile.
• Preparazione delle fatture in uscita (intercompany o esterne) d’accordo con i manager dei progetti e la sede centrale.
• Registrazione fatturazione attiva e passiva e coordinamento con l'ufficio contabilità.
• Registrazione degli elenchi di pagamento dei creditori e prima nota.
• Riconciliazione di ricevute e note spese con le fatture elettroniche.
• Coordinamento e supporto nella creazione del bilancio d’esercizio assieme all'ufficio contabile.

Personale

• Manutenzione e aggiornamento di manuali e regolamenti interni (ad es. manuale dell'organizzazione, regolamento delle spese, ecc.).
• Supporto dei processi relativi all'assicurazione del personale e alla contabilità dei salari (in coordinamento con il dipartimento centrale delle risorse umane e con il gestore esterno).
• Revisione delle note spese di trasferta dei dipendenti (in coordinamento con il gestore esterno).
• Gestione dei candidati, organizzazione dei colloqui di lavoro nella sede di Milano
• Supporto alla selezione del personale italiano in coordinamento con la sede centrale di Francoforte (annunci, brochure, ecc.).
• Gestione dei contatti nelle università e organizzazione di eventi di selezione del personale.

• Formazione professionale per impiegato amministrativo contabile post diploma o ampia esperienza professionale nel settore e nelle mansioni in oggetto.
• Possesso del diploma di Ragioneria/Amministrazione, Finanza e Marketing o laurea triennale in Economia preferibili.
• Preferibile, in aggiunta, esperienza nella preparazione della contabilità dei salari e nell'amministrazione del personale e dei candidati, nonché un interesse per le questioni salariali e previdenziali e il loro sviluppo.
• Preferibile conoscenza delle procedure e della documentazione fiscale.
• Ottima conoscenza della lingua italiana e inglese; la conoscenza del tedesco è un vantaggio.
• Ottime capacità di utilizzo di MS Office, in particolare di Excel.
• Una certa predisposizione per gli aspetti tecnici informatici è considerata un vantaggio (ad esempio per quanto riguarda la sostituzione e/o l'introduzione di strumenti informatici).
• Buona comprensione dei processi.
• Elevato grado di diligenza, indipendenza e organizzazione.
• Disponibilità ad assumersi responsabilità e affidabilità.
• Capacità di lavorare in gruppo e spiccate doti di comunicazione.
• Percorsi di formazione nell’ambito della sicurezza sul lavoro (RLS, addetto antincendio, addetto primo soccorso) sono considerati un vantaggio.

• Il vostro posto di lavoro:

  Lavorerete in un luogo di lavoro moderno nel cuore di Milano, con possibilità di fare smart working d’accordo con i responsabili.

• La vostra crescita:

  Potrete svolgere un lavoro vario e di responsabilità, in un'atmosfera di squadra armoniosa e caratterizzata da una comunicazione aperta. Potrete approfittare di opportunità di formazione individuale e feedback regolare.

• Il vostro ambiente di lavoro:

  Beneficerete di una struttura organizzativa non gerarchica, di un'atmosfera di lavoro cooperativa e di processi decisionali brevi.
  Disporrete di libertà e flessibilità nell'organizzazione del lavoro personale.

• Molto altro:

  d-fine offre diversi benefit a vostro supporto. Questi includono una carriera e un modello di salario attraente. Inoltre, avrete a disposizione una vasta gamma di vantaggi, come ad esempio eventi aziendali, buoni pasto, un piano welfare che include formazione, cura dei figli, cura della famiglia, viaggi, e molto altro...