Office Manager per la sede di Milano

 

Durata del contratto: indeterminata
Orario di lavoro: tempo pieno
Località: Milano
Data di inizio: da subito

 

d-fine è una società di consulenza europea con oltre 1.000 dipendenti e undici uffici in sette paesi. Ci concentriamo su temi quantitativi e sullo sviluppo di soluzioni tecnologiche sostenibili. Il successo di d-fine è dovuto ai molti anni di esperienza sul campo e ad un team dal profilo analitico e tecnologico, una combinazione che ha dato prova di sé grazie a implementazioni personalizzate, efficienti e sostenibili al servizio di oltre duecento clienti appartenenti ai più svariati settori dell’economia.


Stiamo cercando una persona per la posizione di Office Manager disponibile da subito per lavorare nella nostra nuova sede di Milano. Il lavoro prevede un contatto diretto con gli amministratori e i colleghi della sede italiana e con i colleghi della sede centrale di d-fine a Francoforte. Questa posizione richiede quindi un particolare grado di indipendenza, iniziativa, abilità nella comunicazione e lavoro di squadra in remoto. Questo ruolo multisfacettato comprenderá incarichi organizzativi, di coordinamento e di comunicazione e rappresenterà il primo punto di contatto con i dipendenti, i candidati, i fornitori e anche i clienti.

Mansioni previste

Amministrazione dell'ufficio

  • Primo punto di contatto nella sede di Milano per diverse persone (o gruppi).
  • Comunicazione telefonica e scritta in italiano e inglese.
  • Organizzazione di eventi per i clienti nell'area di Milano con supporto della sede centrale.
  • Coordinamento di iniziative e progetti per l'ufficio di Milano (ad es. eventi aziendali).
  • Gestione pratica dell’ufficio (gestione dei contratti, qualsiasi mansione d'ufficio o di segreteria).

Finanze

  • Preparazione delle fatture in uscita (intercompany o esterne) in consultazione con i manager dei progetti e la sede centrale.
  • Registrazione fatturazione attiva e passiva e coordinamento con l'ufficio contabilità.
  • Registrazione degli elenchi di pagamento dei creditori e prima nota.
  • Coordinamento e supporto nella creazione del bilancio d’esercizio assieme all'ufficio contabilità.

Personale

  • Manutenzione e aggiornamento di manuali e regolamenti (ad es. manuale dell'organizzazione, regolamento delle spese, ecc.).
  • Supporto dei processi relativi all'assicurazione del personale e alla contabilità dei salari (in coordinamento con il dipartimento centrale delle risorse umane e con il gestore esterno).
  • Selezione del personale (gestione del processo di candidatura inclusa la valutazione iniziale dei profili dei candidati, organizzazione dei colloqui di lavoro, ecc.) e attività di marketing a supporto della stessa (coordinamento della partecipazione a eventi e fiere del lavoro, gestione degli annunci e della pagina web dedicata, ecc.) in coordinamento con la sede centrale di Francoforte.
  • Revisione delle note spesa di trasferta dei dipendenti (in coordinamento con il gestore esterno).

Requisiti

  • Formazione professionale per impiegato amministrativo contabile post diploma o ampia esperienza professionale nel settore e nelle mansioni in oggetto.
  • Possesso del diploma di Ragioneria/Amministrazione, Finanza e Marketing o laurea triennale in Economia preferibili.
  • Preferibile, in aggiunta, esperienza nella preparazione della contabilità dei salari e nell'amministrazione del personale, nonché un interesse per le questioni salariali e previdenziali e il loro sviluppo.
  • Preferibile conoscenza delle procedure e della documentazione fiscale.
  • Conoscenza della lingua italiana e ottima conoscenza dell’inglese; la conoscenza del tedesco è un vantaggio.
  • Ottime capacità di utilizzo di MS Office, in particolare di Excel.
  • Una certa predisposizione per gli aspetti tecnici informatici è considerata un vantaggio (ad esempio per quanto riguarda la selezione, l'introduzione e/o la sostituzione di strumenti informatici).
  • Buona comprensione dei processi.
  • Elevato grado di diligenza, indipendenza e organizzazione.
  • Disponibilità ad assumersi responsabilità e affidabilità.
  • Capacità di lavorare in gruppo e spiccate doti di comunicazione.

Offriamo

  • Un luogo di lavoro moderno nel cuore di Milano.
  • Un lavoro vario e di responsabilità, un'atmosfera di squadra armoniosa e una comunicazione aperta.
  • Una struttura organizzativa non gerarchica, un'atmosfera di lavoro cooperativa e processi decisionali brevi.
  • Libertà e flessibilità nell'organizzazione del lavoro personale.
  • Opportunità di formazione individuale e feedback regolare.
  • Interessanti benefit sociali, grandi eventi aziendali e molto altro ancora.

 

Candidatura

We would be happy to receive your application, including your salary expectations and possible start date. Please submit your cover letter and CV in English. Your other application documents such as certificates can be in Italian.

 

Please do not hesitate to contact us

Contact: Ms Michaela Barcza
Phone: +49 69 90737 556
E-Mail: careers.cs@remove-this.d-fine.com