Office Assistant / Empfangsmanager (m/w)

Vertragslaufzeit: permanent
Einsatzort: Frankfurt/Main, Germany
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

 

d-fine ist ein führendes europäisches Beratungsunternehmen mit Standorten in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, London, München, Wien und Zürich. Mit über 700 hochqualifizierten Beratern unterstützen wir unsere Kunden - Banken, Versicherungen und Industrieunternehmen - bei anspruchsvollen quantitativen, prozessualen und technologischen Herausforderungen. Strategieberatung, Fachberatung, Technologieberatung: d-fine ist alles in einem.

In dieser Position übernehmen Sie vielfältige organisatorische und kommunikative Aufgaben innerhalb des Office Management Teams.

Aufgaben

  • Empfang und Betreuung von Gästen und Bewerbern
  • Verwaltung, Pflege und Bestückung von Konferenzräumen (inkl. Bewirtungsbestellungen)
  • Postbearbeitung: Entgegennahme der Eingangspost, interne Postverteilung auch zwischen zwei Bürogebäuden, Postversand
  • Telefonzentrale (Ring-Gruppenschaltung)
  • Travelmanagement: Hotel-, Flug- und Bahnbuchungen für KollegInnen
  • Bestandsverwaltung und Bestellungen von Büromaterial und Getränken
  • Unterstützung von Personalabteilung und Sekretariat: Vorbereitung von Bewerber- und Begrüßungsmappen, Kundendatenpflege, Ablage und Archivierung
  • Facility Management: Kontakt zur Hausverwaltung, dem Hausmeister sowie dem Reinigungspersonal, Beauftragung von Reparaturen

Anforderungen

  • Abgeschlossene Berufsausbildung (z.B. in der Hotellerie)
  • Gerne erste Berufserfahrung im Sekretariats- oder Dienstleistungsbereich
  • Offene, freundliche und aktive „Gastgeber-Mentalität“
  • Serviceorientiert, organisationsstark und verantwortungsbereit
  • Absolut zuverlässig, sorgfältig und vertrauenswürdig
  • „Hands-on Mentalität“ mit offenen Augen und Freude an der Unterstützung Anderer
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
  • Gute Kenntnisse in Word, Excel, PowerPoint und Outlook wünschenswert