Executive Assistant / Office Manager (m/w/d)

Vertragslaufzeit: permanent
Einsatzort: Düsseldorf, Germany
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

 

d-fine ist ein europäisches Beratungsunternehmen mit 1.000 Mitarbeitern, das an sieben Standorten in vier Ländern vertreten ist. Im Fokus liegen quantitative Fragestellungen und die Entwicklung nachhaltiger technologischer Lösungen. Der Beratungsansatz von d-fine basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und Mitarbeitern mit analytischer und technologischer Prägung. Eine Kombination, die sich durch passgenaue, effiziente und nachhaltige Umsetzungen bei mehr als zweihundert Kunden aus allen Wirtschaftsbereichen bewährt hat.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Executive Assistant / Office Manager (m/w/d) für unser Büro in Düsseldorf in Vollzeit. Sie arbeiten mit dem Vorort-Management zusammen und stehen im ständigen Austausch mit den Kollegen am d-fine Hauptsitz in Frankfurt. Für diese Position ist daher ein besonderes Maß an Selbständigkeit, aktiver Kommunikation und virtueller Teamarbeit notwendig. In dieser abwechslungsreichen Position übernehmen Sie organisatorische, koordinative sowie kommunikative Aufgaben und sind der erste Kontakt für Mitarbeiter, Bewerber, Lieferanten und auch Kunden.

Aufgaben

  • Office Management für unseren Bürostandort in Düsseldorf: Empfang von Besuchern, Betreuung von Meetings, Vorbereitung von Bewerbergesprächen, Posteingang, Materialbestellungen, Facility Management
  • Telefonische und schriftliche Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
  • Erstellung von Ausgangsrechnungen im ERP-System in Absprache mit den Projektmanagern
  • Flug-, Bahnfahrt-, Bahncard- und Hotelbuchungen
  • Erstellung und Korrekturlesen von Präsentationsunterlagen und Angeboten
  • Projekt- und Kunden-Datenpflege
  • Unterstützung des Event Managements bei der Vorbereitung und Betreuung von Firmen- und Kundenevents in Düsseldorf und Umgebung

Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder passender Studienabschluss
  • Erste Berufserfahrung im kaufmännischen und/oder Dienstleistungsbereich (min. 1-2 Jahre)
  • Sehr gutes Zahlenverständnis und hohes Maß an Selbstständigkeit
  • Fundierte Kenntnisse in Word und Excel (PowerPoint wünschenswert)
  • Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
  • Teamgeist, Organisationsvermögen, Verantwortungsbereitschaft
  • Zuverlässige und sehr sorgfältige Arbeitsweise
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit

Wir bieten

  • Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Düsseldorf
  • Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
  • Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
  • Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung
  • Attraktive Sozialleistungen (30 Tage Jahresurlaub, betriebliche Altersvorsorge, Fahrtkosten- und Verpflegungszuschuss, Überstundenausgleich etc.)
  • Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback
  • Tolle Mitarbeiterevents und vieles mehr

 

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl. Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins.

 

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

Ihre Ansprechpartnerin: Ms Svenja Dröll

Telefon: +49 69 90737 364

E-Mail: careers.backoffice@remove-this.d-fine.de