Job description

Office Management

  • Erste Anlaufstelle im Zürcher Büro für verschiedene Personen(gruppen), gemeinsam mit einer Kollegin
  • Telefonische und schriftliche Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
  • Organisation von Kundenevents im Raum Zürich
  • Koordination lokaler Office-Projekte (z. B. Firmenevents)
  • Vertretung im Bereich Office Administration (Vertragsverwaltung, allfällige Büro- bzw. Sekretariatsaufgaben)

 

Finanzen

  • Erstellung von Ausgangsrechnungen (Intercompany) in Absprache mit dem Projektmanagement und der deutschen Muttergesellschaft
  • Elektronische Erfassung von Debitoren und Kreditoren sowie Koordination mit der (externen) Buchhaltung
  • Erfassung der Kreditoren-Zahlungslisten
  • Koordination und Vorbereitung des Jahresabschlusses mit der Buchhaltung

 

Personal

  • Pflege und Aktualisierung von Reglementen (z. B. Organisationshandbuch, Spesenreglement etc.)
  • Personalverleih-Administration
  • Unterstützung und Mitwirkung bei den Prozessen rund um Personalversicherungen und die vorbereitende Lohnabrechnung (in Abstimmung mit der zentralen Personalabteilung)
  • Vertretungsweise Organisation von Bewerbungsgesprächen im Büro Zürich sowie Unterstützung des Schweizer Personalmarketings in Absprache mit der Zentrale in Frankfurt (Anzeigen, Broschüren, Recruiting-Messen etc.)